Énoncé de politique du Collège des médecins de famille du Canada

Le Collège des médecins de famille du Canada (CMFC) s’engage à protéger la vie privée de ses membres et des non-membres et à assurer la sécurité des renseignements personnels dont il a la garde. C’est dans la foulée de cet engagement que nous avons mis en place la présente politique de confidentialité.

Le parlement fédéral a passé la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ), laquelle énonce dix principes sur la confidentialité qui s’appliquent à toutes les organisations canadiennes se livrant à des activités commerciales.

La présente politique décrit comment le CMFC recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels. Certaines provinces relèvent d’une loi provinciale distincte sur la protection des renseignements personnels qui impose certaines obligations aux organismes à but non lucratif comme les sections provinciales. Chaque section provinciale est tenue d’élaborer sa propre politique pour satisfaire aux dispositions de la loi de leur province.

Le CMFC examine annuellement cette politique pour veiller à ce qu’elle soit pertinente et qu’elle tienne compte de l’évolution des lois et règlements. Cette politique est à jour à partir de septembre 2012.

Définitions et Principes de protection des renseignements personnels

« Renseignement personnel » comprend tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail.

« Activité commerciale » signifie toute activité régulière ainsi que tout acte isolé qui revêtent un caractère commercial de par leur nature, y compris la vente, le troc ou la location de listes de donneurs, d’adhésion ou de collecte de fonds.
Pour protéger la vie privée de nos membres et des non-membres, nous respectons les dix principes suivants de protection des renseignements personnels :

1. Responsabilité : une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements : les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l’organisation avant la collecte ou au moment de celle-ci.
3. Consentement : toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.
4. Limitation de la collecte : l’organisation ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation : les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
6. Exactitude : les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
7. Mesures de sécurité : les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
8. Transparence : une organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.
9. Accès aux renseignements personnels : une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes : toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de les faire respecter au sein de l’organisation concernée.

Politique de confidentialité

1. Responsabilité

Le CMFC recueille, utilise et communique des renseignements personnels aux termes de la loi actuelle sur la protection de la vie privée et la présente politique. Il incombe à l’agent de la protection de la vie privée du CMFC d’assurer qu’on respecte cette politique.

Le CMFC sensibilise son personnel à cette politique et à la gestion appropriée des renseignements personnels et lui en rappelle l’importance.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements

Le CMFC détermine les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis auprès des membres et des non-membres avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Le CMFC s’assure que les membres et les non-membres comprennent les raisons pour lesquelles il recueille et utilise les renseignements personnels.

Si le CMFC souhaite utiliser des renseignements personnels qu’il a recueillis dans un but autre que celui établi au préalable, il détermine ce nouveau but et obtient le consentement des membres et des non-membres pour utiliser les renseignements personnels à cette fin, avant de les utiliser, à moins que ce nouveau but ne soit exigé par la loi.

Le CMFC recueille des renseignements personnels pour communiquer avec les membres et les non-membres sur des questions intéressant les médecins de famille et aux fins suivantes :

  • Demandes d’adhésion
  • Maintien et mises à jour de l’adhésion
  • Maintien et mises à jour de MAINPRO
  • Examens de Certification en médecine familiale
  • Examens de Compétence spéciale en médecine d’urgence
  • Services bibliothécaires du CMFC
  • Distribution de la revue Le Médecin de famille canadien
  • Inscription au Forum en médecine familiale
  • Programme AutoapprentissageMC et autres cours offerts par le CMFC
  • Sondage national des médecins
  • Projets de recherche scientifique menés ou facilités par le CMFC
  • Paiement des cotisations annuelles
  • Dons à la Fondation pour la recherche et l’éducation du Collège des médecins de famille du Canada
  • Lauréats des prix et bourses
  • Consultations du site Web (voir Utilisation du site Web ci-dessous)

3. Consentement

Le CMFC obtient le consentement des membres et des non-membres pour la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels qui les concernent. Le consentement écrit ou verbal est obtenu pour la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. Le consentement implicite est autorisé pour l’utilisation continue des renseignements personnels, conformément aux fins auxquelles ils sont recueillis.

Le CMFC informe les membres et les non-membres qu’ils peuvent retirer en tout temps leur consentement sur l’utilisation des renseignements personnels qui les concernent en informant l’agent de la protection de la vie privée du CMFC, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un avis raisonnable. Le CMFC informe les membres et les non-membres des conséquences d’un tel retrait.

Les membres et les non-membres peuvent demander au CMFC de ne pas divulguer leurs nom, adresse et autres renseignements personnels à d’autres organisations aux fins pour lesquelles ont été recueillis.

4. Limitation de la collecte

Le CMFC recueille seulement les renseignements personnels dont il a besoin pour offrir ses services à ses membres et aux non-membres.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Le CMFC n’utilise ni ne communique des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que le membre ou le non-membre n’y consente ou que la loi ne l’exige.

Utilisations et communications spéciales des renseignements personnels

Traitement des données des examens

Le Collège fournit aux directeurs des programmes de médecine de famille une copie du sommaire des résultats d’examen qui a été envoyée à chacun de leurs résidents qui se sont présentés à l’examen. Si, pour une raison ou pour une autre, un résident ne souhaite pas que le sommaire de ses résultats soit transmis à son directeur de programme, il doit le signifier par écrit au Collège dans les trente jours suivant l’examen.

L’octroi de la désignation spéciale CCMF Certifié du Collège des médecins de famille du Canada) à l’un de nos membres est du domaine public et cette information est divulguée par le Collège ou par les organismes provinciaux et territoriaux responsables de la délivrance des permis d’exercice/d’enregistrement.

Le Médecin de famille canadien

Le Médecin de famille canadien (MFC) utilise le nom, le titre, le nom d’entreprise, l’adresse postale, les numéros de téléphone et de télécopieur, l’adresse électronique, les qualifications professionnelles et les données démographiques aux fins suivantes :

  • Faire parvenir la revue à un lecteur
  • Satisfaire aux exigences de vérification de la diffusion
  • Renouveler/requalifier l’abonnement d’un lecteur
  • Aider à orienter le contenu rédactionnel pour répondre aux besoins des lecteurs
  • Assurer aux annonceurs qu’ils atteignent leur public cible
  • Déterminer si un individu est admissible à recevoir l’abonnement gratuit au Médecin de famille canadien

Une liste d’envoi est présentée à l’agence de publicité directe du Médecin de famille canadien dans le but de :

  • Maintenir une base de données précise pour la distribution du Médecin de famille canadien
  • Faire des envois postaux aux médecins.

Les envois peuvent inclure les bons de commande et questionnaires des médecins du Canadian Medical Directory utilisés pour actualiser la base de données. L’agence de publicité directe utilisée est Scotts info Medical Lists. Pour plus d’information sur sa politique de confidentialité, consultez le site www.Scottsinfo.com.

Services bibliothécaires du CMFC

Les services bibliothécaires du CMFC peuvent utiliser des renseignements personnels recueillis auprès de ses membres et des non-membres afin de répondre aux demandes.

Données de paiement

Les renseignements relatifs à la carte de crédit recueillis par le CMFC sont envoyés sous forme codée au commerçant affilié du CMFC uniquement à des fins d’approbation et de traitement du paiement. Le commerçant affilié responsable du traitement direct est Chase Paymentech. Tous les autres paiements par carte de crédit sont traités par l’entremise de la Banque Scotia. Pour plus d’information concernant la politique de confidentialité de Chase Paymentech, consultez le site www.paymentech.ca. Les renseignements concernant le paiement direct par carte de crédit sont consignés par le CMFC sur un réseau sécuritaire et seul un nombre limité d’employés du CMFC ayant un droit d’accès spécial à des fins d’utilisation peuvent le consulter.

Autres utilisations

Membres

Le CMFC communique des renseignements sur ses membres aux organismes provinciaux de délivrance du permis d’exercice, à ses sections provinciales, à la Fondation pour la recherche et l’éducation du CMFC et à d’autres organismes de soins de santé connexes avec l’approbation du Conseil d’administration du CMFC (p. ex. AMC, CAPER, CMC).

Participants MAINPRO® non membres

Le CMFC communique des renseignements sur les participants non-membres de ses programmes de FMC/DPC Mainpro aux organismes provinciaux de délivrance du permis d’exercice.

Le CMFC peut faire parvenir à ses membres des envois sous forme de publipostage au nom des assureurs, des compagnies de crédit et autres tierces parties avec qui le Collège fait affaire au nom de ses membres.

Les données globales peuvent être communiquées aux commanditaires, commanditaires éventuels et autres parties pour les aider à mieux comprendre les membres du CMFC et leurs intérêts..

Utilisation du site Web

Témoins (cookies)

Le site Web du CMFC utilise des témoins qui identifient les visiteurs récurrents. Un témoin est une information pouvant être transmise par un site Web aux navigateurs des ordinateurs des visiteurs et qui peut alors être stocké sur les disques durs. Lorsque les visiteurs consultent à nouveau le site du CMFC, l’information peut être personnalisée plus facilement afin de répondre aux préférences des visiteurs. L’objectif est d’améliorer l’utilité et l’efficacité et de mesurer l’activité du site. Un logiciel de navigation permet de désactiver la collecte de témoins si les utilisateurs le souhaitent ou peut informer les utilisateurs qu’un témoin est mis en mémoire sur le disque dur de l’utilisateur.

Le système d’exploitation du site Web du CMFC (www.cfpc.ca) peut automatiquement enregistrer des informations générales sur les visiteurs, notamment :

  • Le domaine interne du fournisseur de services Internet des visiteurs et l’adresse IP de l’ordinateur qui accède au site Web
  • Le type de navigateur utilisé par les visiteurs
  • Le type de système d’exploitation utilisé par les visiteurs
  • La date et l’heure de la visite
  • Les pages Web consultées par les visiteurs sur le site
  • Le site Web précédent consulté par les visiteurs (s’il est relié à un autre site)

Utilisation de l’information du site Web

Le site Web du CMFC utilise des témoins (p. ex. le Programme Autoapprentissage) qui permettent aux membres de revenir à la session consultée précédemment. Le programme suit la trace des questions auxquelles le participant a répondu, des réponses aux questions et des volumes auxquels ils sont abonnés. Le CMFC utilise l’information du site Web à des fins d’analyse statistique afin d’adapter son site Web à ses visiteurs.

Au moment de quitter le site Web du CMFC

Le site Web du CMFC contient des liens vers d’autres sites. Lorsque les visiteurs établissent un lien avec un autre site, ils sont assujettis à la politique de confidentialité du nouveau site. Le CMFC encourage ses visiteurs à lire les politiques de confidentialité de tous les sites Web qu’ils visitent, surtout s’ils communiquent des renseignements personnels.

Conservation

Le CMFC conserve les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux fins auxquelles ils ont été recueillis. Le CMFC détruit, efface et dépersonnalise les renseignements personnels qui ne sont plus requis pour satisfaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Les renseignements sur les examens qui sont recueillis et conservés sur papier sont gardés dans un endroit sécurisé pendant au plus deux ans. Les renseignements sur le paiement qui sont recueillis et conservés sur papier sont gardés dans un endroit sécurisé pendant sept ans.

6. Exactitude

Le CMFC crée et maintient des dossiers de renseignements personnels en utilisant l’information la plus exacte possible. Le CMFC actualise les renseignements personnels selon les besoins.

7. Mesures de sécurité

Le CMFC prend des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation, la reproduction, la divulgation ou la modification non autorisés. Un niveau plus élevé de protection est utilisé pour protéger l’information sensible. Les mesures prises par le CMFC pour assurer la sécurité des renseignements personnels comprennent notamment :

  • La sécurité physique des lieux
  • La restriction de l’accès du personnel en cas de nécessité absolue
  • Les classeurs à l’épreuve du feu et verrouillés
  • L’engagement du personnel à respecter notre politique
  • La mise en place de mesures de protection technologiques comme un logiciel de protection, l’encryptage des données et un pare-feu informatique pour prévenir le piratage ou l’accès non autorisé
  • Un mot de passe interne et des politiques de sécurité
  • La vérification régulière de nos procédures et mesures pour veiller à ce qu’elles soient correctement administrées et demeurent efficaces et appropriées.

Si le CMFC transfère des renseignements personnels à une tierce partie à des fins de traitement, le CMFC emploie des moyens, contractuels ou autres, pour que cette tierce partie procure un niveau de protection approprié à ces renseignements durant leur traitement.

Le CMFC élimine les renseignements personnels avec soin afin d’empêcher que les parties non autorisées n’accèdent à ces renseignements.

8. Transparence

Cette politique est mise à la disposition des membres et des non-membres dont les renseignements personnels sont recueillis par le CMFC. On peut consulter cette politique en visitant le site Web du CMFC (www.cfpc.ca) ou en communiquant avec l’agent de la protection de la vie privée du CMFC.

9. Accès aux renseignements personnels

Le CMFC donnera aux membres et aux non-membres qui en feront la demande des renseignements sur l’existence, l’utilisation et la communication des renseignements personnels qui les concernent et sur l’accès à ces renseignements.

Les membres dont les renseignements personnels ont été recueillis par le CMFC peuvent les consulter à la section « Profil du membre » du site Web du CMFC réservée aux membres.

Les membres et non-membres peuvent remettre en question l’exactitude et l’intégralité de ces renseignements personnels et informer le Service de l’adhésion du CMFC s’il convient d’y apporter des changements.

10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Le CMFC respecte la loi applicable sur la protection de la vie privée se rapportant à la gestion des renseignements personnels. Veuillez adresser toute question ou plainte concernant la gestion de ces renseignements par le CMFC à l’agent de la protection de la vie privée du CMFC :

Theresa E. Maguire-Garber
Directrice générale associée/chef de l’exploitation et directrice, Affaires générales
Agent de la protection de la vie privée
Le Collège des médecins de famille du Canada et la Fondation pour la recherche et l’éducation
2630, avenue Skymark
Mississauga, Ontario  L4W 5A4
Tél. : 905.629.0900, poste 266
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